Lietvedības pamatuzdevumi

Primitīvs dokuments – noformēts atbilstīgi (14), paredzēts iesniegšanai valsts vai pašvaldību institūcijā – divi obligātie rekvizīti, to izvietojumam nav nozīmes .

Normāls dokuments – ievērotas vispārējas prasības dokumenta juridiska spēka nodrošināšanai – noformēti 4+2+4 obligātie rekvizīti, to izvietojumam nav nozīmes.

Ideāls dokuments – ievērotas visas DINN prasības – nepieciešamie rekvizīti izvietoti noradītājas zonas, padomāts ari par dokumentu noformēšanas kultūru – uz to patīkami skatīties.

Rekvizīti – formālas, pilnīgi nepieciešamas dokumenta sastāvdaļas, kas:

 vienveido dokumenta noformēšanu, veicina dokumentu sagatavošanu un izpildi;

 nodrošina sistēmu, operativitāti dokumentu apstrāde, virzība, izpildes kontrole, turpmākajā lietošana un glabāšana;

Rekvizītu sastāvu nosaka standarts, bet to daudzumus konkrētajā dokumenta no dokumenta veida un tā funkcionālas nozīmes.

Dokumentu izpildes kontroles uzdevums ir pārbaudīt, vai organizācija, struktūrvienība vai amatpersona pilda savus uzdevumus un pienākumus, ievēro likumus un citus tiesību aktus. Izpildes kontrole kā pārvaldes funkcija un ka dokumentēšanas apkalpošanas veids pēc saplūst viena procesa, taču katrai no tam ir savas īpatnības. Dokumenta izpildes kontroli kopuma veic organizācijas vadītājs, kontroles dienesta amatpersona vai cita amatpersona, kurai uzdota izpildes kontrole.

Lai varētu pārbaudīt dokumenta izpildi, nepieciešami šādi priekšdarbi.

 Dokumentu, kuru izpilde ir pārbaudāma, reģistrēšana. Ja dokuments nav reģistrēts , tad var but nezināma tā esamība.

 Maksimāli precīzas rezolūcijas par dokumenta izpildi, rakstīšana., ieskaitot individuāla izpildes termiņa noradīšanu.

 Kontrolējama dokumenta, kontroles kartītes un izpildes dokumenta virzības shēmas.

 Pārbaudīt dokumenta izpildi pēc būtības un formas, Noskaidrot, vai izpildīti visi jautājumi, vai izpildes saturs, forma un rezultāta fiksācija atbilst tiesību aktu normām.

Ikviens organizācijā izstrādāts vai saņemts dokuments arī pēc tam, kad tajā esoša informācija izmantota, var būt nepieciešams kādam cilvēkam, organizācijai vai valstij. Tāpēc dokuments kādu noteiktu laiku ir glabājams. Saskaņa ar likumu ”Par Arhīviem” dokumenta saglabāšana i katras organizācijas vadītāja un ikvienas amatpersonas pienākums.

Lai īsi un konkrēti noradītu, ko, ka un kad dara ar iepriekšējo gadu dokumentiem, jānosaka kartība lietu nodošanai arhīvā.