Lietvedības pamatuzdevumi

Saturs

Ievads

1. Lietvedības pamatuzdevumi__________________________________________2-4

1.2. Dokumentu sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajam prasībām_________________________________________________2-3

1.3. Dokumentu kontrole____________________________________ 3

1.4. Dokumentu saglabāšana_________________________________ 4

2. Lietvedības procesa sastāvdaļas____________________________ 5-6

2.1. Dokumentu apgrozība__________________________________ 6

2.2. Dokumentu reģistrācija__________________________________6-7

2.3. Lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu formēšana___________ 6

2.4. Iestādes arhīva darbs____________________________________6

secinajums_______________________________________________7

literatūras saraksts_________________________________________8

Ievads

Temata aktualitāte

Temata aktualitāte, mūsdienu pasaule ir loti daudz lielu uzņēmumu, kuriem ir loti liela un sarežģīta lietvedība, un lai to izprastu vispirms ir jāsāk no pašiem pamatiem, tieši tādēļ es uzskatu, ka šī tēma ir aktuāla.

referāta metode

analizēšana

referāta mērķis

analizēt lietvedības sastāvdaļas un pamatuzdevumus

darba uzdevumi

atrast visas lietvedības sastāvdaļas un pamatuzdevumus

1. Lietvedības pamatuzdevumi

Lietvedības pamatuzdevumi ietver sevi;

1.2. Dokumentu sagatavošanu atbilstoši pastāvošajam kartībai.

Dokumentu drīkst un reizēm pat ieteicams noformēt uz lapas no abām pusēm. Sagatavojot dokumentu tiek domāts gan par informāciju kas tiks nodota ar topoša dokumenta palīdzību, gan par to, kā informāciju noformēt uz papīra.

Ir trīs līmeņu prasības dokumentam;

1. līmenis

Primitīvs dokuments – noformēts atbilstīgi (14), paredzēts iesniegšanai valsts vai pašvaldību institūcijā – divi obligātie rekvizīti, to izvietojumam nav nozīmes .

2. līmenis

Normāls dokuments – ievērotas vispārējas prasības dokumenta juridiska spēka nodrošināšanai – noformēti 4+2+4 obligātie rekvizīti, to izvietojumam nav nozīmes.

3. līmenis

Ideāls dokuments – ievērotas visas DINN prasības – nepieciešamie rekvizīti izvietoti noradītājas zonas, padomāts ari par dokumentu noformēšanas kultūru – uz to patīkami skatīties.

Rekvizīti – formālas, pilnīgi nepieciešamas dokumenta sastāvdaļas, kas:

piešķir dokumentam juridisku spēku;

vienveido dokumenta noformēšanu, veicina dokumentu sagatavošanu un izpildi;

nodrošina sistēmu, operativitāti dokumentu apstrāde, virzība, izpildes kontrole, turpmākajā lietošana un glabāšana;

Rekvizītu sastāvu nosaka standarts, bet to daudzumus konkrētajā dokumenta no dokumenta veida un tā funkcionālas nozīmes.

1.3. Dokumentu izpildes kontrole

Dokumentu izpildes kontroles uzdevums ir pārbaudīt, vai organizācija, struktūrvienība vai amatpersona pilda savus uzdevumus un pienākumus, ievēro likumus un citus tiesību aktus. Izpildes kontrole kā pārvaldes funkcija un ka dokumentēšanas apkalpošanas veids pēc saplūst viena procesa, taču katrai no tam ir savas īpatnības. Dokumenta izpildes kontroli kopuma veic organizācijas vadītājs, kontroles dienesta amatpersona vai cita amatpersona, kurai uzdota izpildes kontrole.

Lai varētu pārbaudīt dokumenta izpildi, nepieciešami šādi priekšdarbi.

Dokumentu, kuru izpilde ir kontrolējama, noteikšana.

Dokumentu, kuru izpilde ir pārbaudāma, reģistrēšana. Ja dokuments nav reģistrēts , tad var but nezināma tā esamība.

Maksimāli precīzas rezolūcijas par dokumenta izpildi, rakstīšana., ieskaitot individuāla izpildes termiņa noradīšanu.

Kontrolējama dokumenta, kontroles kartītes un izpildes dokumenta virzības shēmas.

Izpildes kontroles principi.

Pārbaudīt visu dokumentu, kuri ir ņemti kontrole, izpildi.

Pārbaudīt izpildes gaitu dokumenta izpildes laikā, negaidot izpildes termiņa beigas.

Pārbaudīt dokumenta izpildi pēc būtības un formas, Noskaidrot, vai izpildīti visi jautājumi, vai izpildes saturs, forma un rezultāta fiksācija atbilst tiesību aktu normām.

1.4.Dokumentu saglabāšana

Ikviens organizācijā izstrādāts vai saņemts dokuments arī pēc tam, kad tajā esoša informācija izmantota, var būt nepieciešams kādam cilvēkam, organizācijai vai valstij. Tāpēc dokuments kādu noteiktu laiku ir glabājams. Saskaņa ar likumu ”Par Arhīviem” dokumenta saglabāšana i katras organizācijas vadītāja un ikvienas amatpersonas pienākums.

Lai īsi un konkrēti noradītu, ko, ka un kad dara ar iepriekšējo gadu dokumentiem, jānosaka kartība lietu nodošanai arhīvā.

Pastāv divi veidi, ka to darīt.

Organizācijas, kas nav lielas vai darbojas ar nelieliem dokumentu apjomiem, ari arhivēšanas sistēma parasti nav komplicēta un tiek aprakstīta tieši lietvedības instrukcija;

Lielas vai lielus dokumentu apjomus apstrādājošas organizācijās parasti tiek veidota arhivēšanu reglamentējošo dokumentu sistēma.

Katram darbiniekam, kurš strazda organizācija ir jāzina;

Kādi dokumenti jāglabā tik ilgi, cik darbiniekam pašam ir nepieciešams;

Kādas lietas līdz iznicināšanai (parasti 1-5 gadus) glabājas struktūrvienībā;

Kādas lietas un kad, cik gadus pēc pabeigšanas būs jānodod arhīva.

Kurš sagatavos ilgtermiņa lietas glabāšanai.

2.1. Dokumentu apgrozība.

Dokumenta apgrozība ir dokumenta kustība organizācija no saņemšanas vai izstrādes brīža līdz pabeigšanai vai nosūtīšanai.

Dokumentu apgrozības uzdevums ir nodrošināt dokumenta virzību minimāla laika vienība. Un tāpēc organizācijā jādara viss, lai lietvedības procesā katra iesaistīta amatpersona un lietvedības dienests varētu veikt attiecīgo funkciju visīsākajā laika.

Darbību secība saņemtajiem dokumentiem;

Dokumentu saņemšana, atvēršana vai neatvēršana.

Dokumentu šķirošana un reģistrēšana.

Ātra izskatīšana.

Nodošana izpildītajam vai atbildes sagatavotajam.

Atbildes sagatavošana

Ja nepieciešams vizēšana

Atbildes dokumenta parakstīšana.

Atbildes nosūtīšana.

Atbildes un saņemta dokumenta ievietošana lietā.

2.2. Dokumentu reģistrēšana

Dokumentu reģistrēšana, reģistru daudzums un forma ir viens no tiem lietvedības jautājumiem.

Kāpēc ir jāreģistrē dokumenti?

Pirmais iemesls – reģistru esamība apgrūtina dažādas negodīgas manipulācijas ar dokumentiem. Piemēram, nevar vienkārši vienu dokumentu aizstāt ar citu, uzrakstot to pašu numuru – reģistros ir palicis ”vecā ” dokumenta satura atkalsts un cita specifiska informācija.

Otrs iemesls – reģistrus veido lai atvieglotu dokumentu uzskaiti, atrašanu. Piemēram, kāds no darbiniekiem atceras , ka pirms dažiem gadiem jau tika izdots līdzīgs rīkojums. Ka to atrast? Meklēšana pēc dokumenta satura atklāsta reģistra noteikti aizņems mazāk laika, nekā visu iepriekšējo gadu rīkojuma dokumentu pāršķirstīšana.

2.3. Lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu noformēšana

Lietu nomenklatūra ir dokuments, kurā sistematizēta secība sarakstīti organizācijā veidojamo lietu nosaukumi un norādīts katras lietas glabāšanas termiņš.

Lietu nomenklatūras izstrādāšana ir kolektīvs darbs. Katras struktūrvienības vadītājs vai nozares speciālists ik gadu iesniedz lietvedības dienesta sarakstu ar nākamajā gadā veidojamo lietu, žurnālu un kartotēku nosaukumiem un to glabāšanas termiņiem. Lietvedības un arhīva amatpersona precizē nosaukumus un glabāšanas termiņus.

2.4.Iestades arhīva darbs

Organizācijas arhīva galvenie uzdevumi ir komplektēt, uzskaitīt, saglabāt un izmantot patstāvīgi glabājamos un ilgtermiņa personālsastāva dokumentus, ka ari atbilstīgi noteikumiem n laikus sagatavot un termiņa nodot Valsts arhīvam pastavigi glabājamo dokumentu lietas.

secinājums

uzrakstot šo referātu es izdarīju secinājumu, ka lietvedībai ir trīs galvenie pamatuzdevumi tas ir;

Dokumentu sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajam prasībām

Dokumentu kontrole

Dokumentu saglabāšana

un ka lietvedība sastāv no sekojošam sastāvdaļām

Dokumentu apgrozība

 Dokumentu reģistrācija

 Lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu formēšana

Iestādes arhīva darbs

1.J. Kalējs, Lietvedības pamati, Rīga, 1994 g., VAS”Itma”,67lpp.

2.V. Bahanovskis, Praktiska lietvedība, SIA”Kamene”,Rīga, 2003 g., 253lpp.

3.kalve...........