Prakses atskaite grāmatvedība un lietvedībā

ieinteresēts auglīgā sadarbībā ar uzņēmumiem, kuru darbība ir cieši saistīta ar kravas pārvadājumiem. Firmā strādā darbinieki ar speciālu izglītību, kuri pastāvīgi paaugstina savu kvalifikāciju. Kompānijas raksturīga īpatnība – strādāt profesionāli, stingri saskaņā ar likumdošanu, garantēt drošību un kravas piegādi noteiktajos termiņos.

Uzņēmumā eksistē spaciālie iekšēji “Lietvedības noteikumi”.Šie noteikumi nosaka kārtību, kāda tiek organizēta lietvedība un dokumentācijas aprīte SIA Uzņēmumā. Lietvedības darba organizāciju un noteikumus izstrādā un to ievērošanu praktiskajā darbībā kontrolē Uzņēmuma vadītājs. Šie noteikumi ir izstrādāti, pamatojoties uz LR Ministru kabineta noteikumiem Nr. 154 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”.

1. Uzņēmuma vadītāja dokumentu identifikāciju, jeb numerāciju (tiek veikta ar cipariem) veic sekojoši:

Saņemtie dokumenti OX 1 XXXX, kur pirmie divi cipari nozīmē pašreizējā gada skaitli

Dokumentu reģistrāciju uzsāk kalendārā gada sākumā un beidz kalendārā gada beigās.

Visu Uzņēmumam un darbiniekiem adresēto korespondenci (arī faksa izdrukas) saņem vadītāja, pārbauda piegādes pareizību un pavadvēstulē vai dokumentā norādīto pievienoto dokumentu atbilstību korespondenci šķiro reģistrējamā un nereģistrējamā (piem., bukleti, reklāmas materiāli u.c.) korespondencē. Reģistrējamo korespondenci, uzreiz pēc tās saņemšanas, iereģistrē «Saņemto dokumentu žurnālā" (F01 03). Uz reģistrējamiem dokumentiem labajā apakšējā malā izdara atzīmi par dokumenta saņemšanu, uzliek kārtas numuru, saņemšanas datumu. Saņemtais dokuments tiek sadalīts to adresātiem ievietots organizācijas "pastkastītēs".

Atbildīgajam darbiniekam ir pienākums, izņemot no „pastkastītes” reģistrētu dokumentu, par tā saņemšanu parakstīties uz saņemtā dokumenta kopijas, kurš glabājas pie vadītājas attiecīgajā mapē.

Elektroniski saņemtos dokumentus vadītāja pārsūta attiecīgajiem darbiniekam, izdrukā un iereģistrē.

Nosūtāmo korespondenci paraksta direktors un nodod vadītājai, kura dokumentu iereģistrē «Nosūtāmo dokumentu žurnālā" (F01 04) un organizē dokumenta nodošanu/nosūtīšanu adresātam.

Ārpus Uzņēmuma nosūtāmie dokumenti tiek rakstīti uz Uzņēmuma veidlapas..

Sagatavotie dokumenti nosūtāmi ne vēlāk kā nākamajā darba dienā pēc to reģistrēšanas.

Vadītāja nodrošina pasta sūtījumu organizēšanu. Ja nepieciešams, pēc direktora norādes, dokumenti klientiem jānogādā adresātam ar kurjerpasta starpniecību. Tādā gadījumā sūtījums ir jāreģistrē kurjersūtījumu žurnālā (F01 06), kurš atrodas pie Uzņēmuma vadītājas.

Klientu rakstiskās vai elektroniski saņemtās pretenzijas vai ierosinājumi tiek iereģistrēti (F01 01) un to oriģināli tiek nodoti Valdes priekšsēdētājam. Gadījumā, ja vadītājs vai jebkurš darbinieks saņem pretenziju, ierosinājumu vai pateicību elektroniskā formātā, tad dotais dokuments jāiesniedz izdrukātā vai elektroniskā formātā Valdes priekšsēdētājam līdz tekošās darba dienas beigām, kura to reģistrē (F01 01).

Ja uz iesniegtajām pretenzijām/ierosinājumiem dokumenta saņēmējam ir jāsniedz atbilde un šī jautājuma izskatīšanai nav nepieciešamas papildus pārbaudes, tad nākamo 15 darba dienu laikā darbinieks uzraksta atbildi un nodod vadītājai. Vadītāja šo dokumentu iereģistrē «Nosūtāmo dokumentu žurnālā", atzīmē žurnālā «Saņemto pretenziju un ierosinājumu reģistrs", ievieto lietā Pretenzijas, un nosūta atbildi klientam.

Ja laiks atbildes sagatavošanai nepieciešams ilgāk nekā 15 darba dienas (ja jāpieprasa papildus ziņas vai nepieciešams veikt papildus pārbaudes), tad darbinieks to saskaņo ar vadītāju, kā arī nepieciešamības gadījumā